Γραφειοκρατία: Το αόρατο κόστος που στερεί χρόνο, χρήμα και ανάπτυξη από τις μικρές επιχειρήσεις

Σειρά αναλύσεων | Μικρές επιχειρήσεις, μεγάλα προβλήματα

Οι μικρές επιχειρήσεις αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της κυπριακής οικονομίας. Από το οικογενειακό κατάστημα της γειτονιάς μέχρι τη μικρή εταιρεία υπηρεσιών και τις νεοφυείς επιχειρήσεις, χιλιάδες επαγγελματίες δημιουργούν θέσεις εργασίας, παράγουν εισόδημα και στηρίζουν την οικονομική δραστηριότητα της χώρας.

Πίσω όμως από την καθημερινή λειτουργία τους κρύβεται ένα κόστος που σπάνια αποτυπώνεται στους οικονομικούς λογαριασμούς: η γραφειοκρατία.

Στο τρίτο άρθρο της σειράς «Μικρές επιχειρήσεις, μεγάλα προβλήματα», το MoneyMatters αναλύει πώς οι διοικητικές υποχρεώσεις εξελίσσονται σε ένα από τα μεγαλύτερα λειτουργικά βάρη για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις στην Κύπρο, στερώντας πολύτιμο χρόνο, χρήμα και αναπτυξιακές ευκαιρίες.

Η πιο ακριβή… εργασία που δεν φέρνει έσοδα

Για έναν μικρό επιχειρηματία, η εργάσιμη ημέρα δεν τελειώνει όταν κλείσει το κατάστημα ή ολοκληρωθεί η εξυπηρέτηση των πελατών.

Ακολουθούν τιμολόγια, φορολογικές δηλώσεις, υποχρεώσεις προς τις Κοινωνικές Ασφαλίσεις και το ΓεΣΥ, μισθοδοσία προσωπικού, ανανεώσεις αδειών, επικοινωνία με λογιστές, ηλεκτρονικές υποβολές και δεκάδες ακόμη διοικητικές διαδικασίες.

Καμία από αυτές δεν αυξάνει τις πωλήσεις, δεν προσελκύει νέους πελάτες και δεν δημιουργεί νέο εισόδημα. Παρ’ όλα αυτά, απαιτούν χρόνο, χρήμα και συνεχή προσοχή.

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, η γραφειοκρατία έχει μετατραπεί σε μια δεύτερη καθημερινή εργασία.

Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις της Κύπρου είναι μικρομεσαίες

Το πρόβλημα δεν αφορά μια μικρή ομάδα επιχειρήσεων.

Σύμφωνα με τα στοιχεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις αποτελούν περίπου το 99,8% του συνόλου των επιχειρήσεων τόσο στην Κύπρο όσο και στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ενώ απασχολούν περίπου τα δύο τρίτα των εργαζομένων στον ιδιωτικό τομέα.

Αυτό σημαίνει ότι κάθε νέα διοικητική υποχρέωση, κάθε νέα διαδικασία και κάθε επιπλέον έντυπο επηρεάζει ουσιαστικά το σύνολο της πραγματικής οικονομίας.

Ο χρόνος που χάνεται είναι πραγματικό κόστος

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες δεν υπολογίζουν ποτέ πόσο χρόνο αφιερώνουν κάθε χρόνο στη γραφειοκρατία.

Αν όμως ένας ιδιοκτήτης αφιερώνει κατά μέσο όρο μία ώρα την ημέρα σε διοικητικές εργασίες, στο τέλος του έτους θα έχει δαπανήσει περισσότερες από 250 ώρες, δηλαδή σχεδόν ενάμιση μήνα πλήρους απασχόλησης.

Εάν ο χρόνος αυτός αυξηθεί στις δύο ώρες ημερησίως, τότε ξεπερνά τις 500 ώρες ετησίως.

Πρόκειται για χρόνο που θα μπορούσε να αξιοποιηθεί για την ανάπτυξη της επιχείρησης, την εξυπηρέτηση πελατών, την αναζήτηση νέων συνεργασιών ή την αύξηση των πωλήσεων.

Το κόστος αυτό δεν εμφανίζεται σε κανέναν ισολογισμό, όμως επηρεάζει άμεσα την παραγωγικότητα και την ανταγωνιστικότητα μιας επιχείρησης.

Η συμμόρφωση έχει σημαντικό οικονομικό κόστος

Η γραφειοκρατία δεν κοστίζει μόνο χρόνο.

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις χρειάζονται εξωτερικούς λογιστές, φοροτεχνικούς, υπηρεσίες μισθοδοσίας, εξειδικευμένα λογισμικά και επαγγελματικές συμβουλές ώστε να ανταποκριθούν στις υποχρεώσεις τους.

Για πολλές επιχειρήσεις, το συνολικό αυτό κόστος ανέρχεται σε αρκετές χιλιάδες ευρώ ετησίως.

Πρόκειται για δαπάνες απαραίτητες για τη συμμόρφωση με το ισχύον πλαίσιο, χωρίς όμως να δημιουργούν πρόσθετη αξία ή νέο κύκλο εργασιών.

Οι κανονισμοί αυξάνονται συνεχώς

Τα τελευταία χρόνια το ρυθμιστικό περιβάλλον γίνεται ολοένα και πιο απαιτητικό.

Η προστασία προσωπικών δεδομένων (GDPR), οι απαιτήσεις κυβερνοασφάλειας, οι ψηφιακές διαδικασίες, οι περιβαλλοντικοί κανονισμοί, οι νέες ευρωπαϊκές οδηγίες και οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες προστίθενται σταδιακά στις ήδη υφιστάμενες υποχρεώσεις.

Κάθε νέα απαίτηση μπορεί να εξυπηρετεί έναν σημαντικό στόχο.

Όταν όμως όλες εφαρμόζονται ταυτόχρονα, δημιουργούν ένα διοικητικό βάρος που για μια μικρή επιχείρηση είναι πολύ δυσκολότερο να διαχειριστεί σε σχέση με έναν μεγάλο οργανισμό.

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν έχουν τις ίδιες δυνατότητες

Οι μεγάλες εταιρείες διαθέτουν λογιστήρια, νομικά τμήματα, εξειδικευμένα στελέχη ανθρώπινου δυναμικού και προσωπικό συμμόρφωσης.

Αντίθετα, σε μια μικρή οικογενειακή επιχείρηση ο ίδιος ο ιδιοκτήτης καλείται συχνά να αναλάβει όλους αυτούς τους ρόλους.

Αυτό σημαίνει ότι η ίδια ακριβώς νομοθετική υποχρέωση έχει δυσανάλογα μεγαλύτερο κόστος για μια μικρή επιχείρηση από ό,τι για μια μεγάλη εταιρεία.

Η διαφορά αυτή επηρεάζει άμεσα την ανταγωνιστικότητα των μικρότερων επιχειρήσεων.

Η Ευρώπη αναγνωρίζει ότι υπάρχει πρόβλημα

Η ίδια η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παραδέχεται ότι η υπερβολική γραφειοκρατία αποτελεί έναν από τους βασικότερους ανασταλτικούς παράγοντες για την ανάπτυξη των μικρομεσαίων επιχειρήσεων.

Στο πλαίσιο της νέας ευρωπαϊκής στρατηγικής για την ανταγωνιστικότητα, έχει θέσει στόχο τη μείωση των διοικητικών επιβαρύνσεων κατά 25% για όλες τις επιχειρήσεις και κατά 35% ειδικά για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις.

Στόχος είναι να απελευθερωθούν πόροι και χρόνος που σήμερα καταναλώνονται σε πολύπλοκες διαδικασίες και να κατευθυνθούν στην παραγωγή, στις επενδύσεις και στην καινοτομία.

Η τεχνολογία μπορεί να γίνει μέρος της λύσης

Παρότι η γραφειοκρατία παραμένει σημαντικό εμπόδιο, η τεχνολογία δημιουργεί πλέον νέες δυνατότητες για τον περιορισμό του διοικητικού κόστους.

Σύγχρονα λογιστικά προγράμματα, εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης, συστήματα ERP, λογισμικά μισθοδοσίας και πλατφόρμες διαχείρισης πελατών (CRM) μπορούν να αυτοματοποιήσουν μεγάλο μέρος των καθημερινών εργασιών.

Παράλληλα, οι εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης (AI) χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο για την αυτόματη επεξεργασία εγγράφων, την ταξινόμηση τιμολογίων, τη δημιουργία αναφορών, ακόμη και την προετοιμασία διοικητικών εγγράφων, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες.

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, οι επενδύσεις στον ψηφιακό μετασχηματισμό δεν αποτελούν πλέον πολυτέλεια, αλλά μέσο εξοικονόμησης χρόνου και λειτουργικού κόστους.

Οι χορηγίες υπάρχουν, αλλά χρειάζονται μεγαλύτερη αξιοποίηση

Τα τελευταία χρόνια τόσο η Ευρωπαϊκή Ένωση όσο και η Κυπριακή Δημοκρατία έχουν δημιουργήσει προγράμματα στήριξης για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων.

Μέσω του Σχεδίου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, αλλά και σχεδίων χορηγιών του Υπουργείου Ενέργειας, Εμπορίου και Βιομηχανίας, επιχειρήσεις μπορούν κατά περιόδους να εξασφαλίσουν χρηματοδότηση για αγορά λογισμικού, ψηφιακού εξοπλισμού, υπηρεσιών κυβερνοασφάλειας και λύσεων αυτοματοποίησης.

Ωστόσο, αρκετοί επιχειρηματίες επισημαίνουν ότι οι διαδικασίες υποβολής αιτήσεων και αξιολόγησης εξακολουθούν να είναι αρκετά σύνθετες, γεγονός που δυσκολεύει ιδιαίτερα τις πολύ μικρές επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν τα διαθέσιμα κονδύλια.

Παράλληλα, ειδικοί εκτιμούν ότι η πραγματική μείωση της γραφειοκρατίας δεν θα προέλθει μόνο από την ψηφιοποίηση των επιχειρήσεων, αλλά και από τον περαιτέρω ψηφιακό μετασχηματισμό του ίδιου του δημόσιου τομέα, με διασύνδεση υπηρεσιών, ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ κρατικών φορέων και λιγότερες επαναλαμβανόμενες διαδικασίες για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.

MoneyMatters Insight

Η γραφειοκρατία δεν εμφανίζεται ως ξεχωριστή δαπάνη στους ισολογισμούς μιας επιχείρησης. Παρ’ όλα αυτά, αποτελεί ένα από τα μεγαλύτερα λειτουργικά της κόστη. Κάθε ώρα που αφιερώνεται σε δηλώσεις, άδειες και διοικητικές διαδικασίες είναι μία ώρα λιγότερη για πωλήσεις, εξυπηρέτηση πελατών και ανάπτυξη. Σε μια οικονομία όπου οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις αποτελούν σχεδόν το σύνολο του επιχειρηματικού ιστού, η απλούστευση των διαδικασιών, η αξιοποίηση της τεχνολογίας και η επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού δεν αποτελούν απλώς διοικητικές μεταρρυθμίσεις. Αποτελούν επένδυση στην παραγωγικότητα, στην ανταγωνιστικότητα και στη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη της κυπριακής οικονομίας.

The post Γραφειοκρατία: Το αόρατο κόστος που στερεί χρόνο, χρήμα και ανάπτυξη από τις μικρές επιχειρήσεις appeared first on moneymatters.cy.

Διαβάστε Περισσότερα...